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关于印发《专题会议服务工作规范》的通知

发布时间:2018-03-23  作者:  来源:

 

 

 

卧特护发〔20189

 

四川省汶川卧龙特别行政区

四川卧龙国家级自然保护区管理局

关于印发《专题会议服务工作规范》的通知

 

卧龙镇、耿达镇人民政府,特区和保护区管理局各部门,投资公司:

根据《阿坝州人民政府办公室关于印发<阿坝州人民政府专题会议服务工作规范>的通知》(阿府办函〔2017113号),现将四川省汶川卧龙特别行政区、四川卧龙国家级自然保护区管理局《专题会议服务工作规范》随文印发,请认真贯彻执行。

  

 

                 四川省汶川卧龙特别行政区

四川卧龙国家级自然保护区管理局

201836

专题会议服务工作规范

 

为进一步规范卧龙特区、保护区管理局(以下简称“区、局”)专题会议会务工作,提高会议质量和效率,特制定本规范。

一、明确主题

(一)经区、局领导同意召开的专题会议,承办科室(单位)必须首先明确会议的主题和要求,并根据会议主题和要求做好相关会议准备工作。

二、草拟方案

(二)会议建议方案一般包括:会议名称、时间、地点、会议内容、主持人、参加人员、会议议程、有关事项等。

(三)由特区主任、保护区管理局局长召集的专题会议,原则上由科室(单位)主要负责人参会;分管业务领导召集的专题会议,原则上由所分管和联系部门(单位)的主要负责人和其他科室(单位)的相关负责人参会。领导同志另有要求的,按要求办理。

(四)特区主任、保护区管理局局长召集的专题会议,建议方案由行政办公室负责起草,送相关分管业务领导、特区主任、保护区管理局局长审定;分管业务领导召集的专题会议,由所分管和联系部门起草专题会议建议方案,送行政办公室审核后,由召集专题会议的业务分管领导审定。

特区主任、保护区管理局局长委托业务分管领导、其他分管业务领导委托相关科室(单位)主要负责人召集的专题会议,会议建议方案由受委托的会议召集人审定。

三、材料准备

(五)承办科室(单位)负责会议材料准备,需要其他参会部门(单位)提交材料的应明确题目、内容、体裁、字数格式、份数及汇报时长等要求,由承办部门(单位)审核把关,并及时通知汇报人。

(六)上会材料应简要告知研究问题的背景和由来,着重汇报存在的主要问题或针对性措施建议。必要时应提供风险评估报告合法性审查意见,以及数据、图表及多媒体材料。

(七)主汇报材料一般控制在2000字左右,最多不超过3000;其他汇报材料一般在1500字以内。

(八)区、局领导主持词,小结讲话,参考材料等书面材料由承办科室(单位)负责组织起草和初审,送行政办公室审核,送会议召集领导审定。

(九)承办科室(单位)应提前1天将会议材料送参会的区、局领导。

四、会议通知

(十)会议方案审定后,由承办科室(单位)负责安排专人通知参会人员,通知内容包括:会议时间,地点,参会人员、汇报内容,发言时长,材料准备,纪律要求等,时间紧急时,可提前预告。

(十一)会议请假应提交书面报告,承办科室(单位)负责汇总请假情况,报召集会议的领导审定。其中,特区主任、保护区管理局局长专题会请假情况,报行政办公室汇总,特区主任、保护区管理局局长审定。业务分管领导专题会请假情况,报召集会议的分管业务领导审定。

五、会场准备

(十二)承办科室(单位)一般应提前1天拟制会议议程和参会人员名单,送召集会议的领导审定。

(十三) 承办科室(单位)提前向行政办公室预订会议室。行政办公室负责检查会场照明、音响设备、空气质量、环境卫生、温度等,确保会场环境整洁、温度适宜、各种设备正常运行。

(十四)承办科室(单位)应提前摆放座牌及相关会议材料,并视情况做好会场录音、摄影、摄像准备。

(十五)承办科室(单位)提前15分钟清点参会人员,提前10分钟与未到会人员联系。除参加会议的区、局领导外,应确保会前5分钟人员全部到位。

(十六)承办科室(单位)会前5分钟应宣布会场纪律。参会人员应关闭手机或将手机设置在静音状态。如会议内容涉密,参会人员应将通讯设备统一存放。

六、会议发言

(十七)发言时应直奔主题、直面问题、直接提出需协调解决的事项,做到言简意赅、切中要害。不说客套话,不用尊称用语。

(十八)发言人应针对此次会议需研究解决的问题进行重点汇报,原则上不原文照读。

(十九)主汇报部门(单位)发言时间一般为8分钟左右,其他部门(单位)发言时间为5分钟内,讨论发言时每人发言时间为2分钟左右,听取专题汇报时主汇报时间可适当延长。

七、会场秩序

(二十)承办会议的科室(单位)在会场内的工作人员一般不超过2名。

(二十一)非参会人员或工作人员不允许进入会场,在会场内的工作人员应尽量减少走动,保持室内安静。

(二十二)会议期间,一般不向参会领导呈送传签文件或报告无关事项。情况紧急的,需经承办科室(单位)负责人同意。

八、会议纪要

(二十三)根据工作需要,由承办科室(单位)安排专人负责整理录音、影像资料或起草会议纪要,原则上2天内完成送审稿并按程序报审。

九、有关要求

(二十四)除主汇报单位可带1名助手外,其他单位原则上不带助手进入会场。

(二十五)根据会议内容,可通知行政办公室派1人听会并跟进相关工作。

(二十六)参会人员应强化保密意识,未经允许,不得将会议讨论情况以音频、视频和文字内容以任何形式对外泄露和发布,参会单位或部门不得录音、摄影、摄像。会议内容涉密的,应对上会材料进行编号、登记,并严格控制发放范围,会后统一收回。

(二十七)专题会议如需宣传报道,承办科室(单位)应报请主持会议的领导同意,并在会议方案中体现。

(二十八)承办科室(单位)应提前将会议材料、会议发言等要求告知相关部门(单位),以便参会人员及时准备。

(二十九)特区主任、保护区管理局局长、分管领导召集的领导小组会议服务工作由领导小组办公室参照本规范统筹实施,行政办公室全程指导。

 

附件:1.会议方案、议程及参会人员名单模板

2.上会材料格式说明

 

 

附件1

会议方案、议程及参会人员名单模板(以研究XXX工作专题会议为例)

 

(标题:方正小标宋简体,小二号,加粗)

研究XX工作专题会议方案

 

   间:xxxxxx日(星期x00:00

   点:xx会议室

   容:xxxxxxxxxxxx(方正仿宋,小二号,加粗)

参加人员:(方正黑体简体,小二号,加粗)

一、 xxx,xxx,xxx(方正仿宋,小二号,加粗)
二、 xxx局(办)主要负责同志,xxx局(办)分管负责同

志(共xx人)
会议议程:

主持人:姓名      职务(方正楷体简体、小二号、加粗)

一、XX局汇报有关工作

二、参会单位发言

三、领导讲话

有关事项:

一、  会务工作由XXX局负责,行政办公室指导(方正仿宋简体,小二,加粗)

二、  XX起草会议材料,报XX审核;审定后印制XX份上会

三、  会议纪要由XX起草

四、  会议信息不公开

五、  着装无要求……..

xx单位(部门)

xxxxxx

其他说明:

一、页边距:上下2.54厘米,左2.8厘米、右3厘米

二、行间距:段前段后0行,行距32

三、页码为TimeNewRoman体,宋体三号不加粗、居中、—1—式

(标题:方正小标宋简体,小二号,加粗,居中)

研究XXX工作专题会议议程

xxxxxx00:00xx会议室)

 

 

主持人:姓名   职务(方正楷体简体,小二号,加粗)

一、     xx局汇报有关工作(方正仿宋简体,小二号,加粗)

二、     参会单位发言

三、     区、局领导讲话

 

 

 

 

 

(标题:方正小标宋简体,小二号,加粗,居中)

参会人员名单

 

姓名  职务(方正仿宋简体、小二号、加粗)

xxx    特区主任

xxx    保护区管理局局长

xxx    特区副主任

xxx    管理局副局长

 

xxx    局(办)局长(主任)

xxx    局(办)副局长(副主任)

……

 

附件2

上会材料格式说明(以主汇报材料为例):

 

(空两行,标题用方正小标宋二号加粗)

关于xxxxx的汇报

  XX局(单位名称、方正楷体三号)

xxxxx日)(日期、方正楷体三号)

 

一、基本情况500字左右)

xxxxx(主要汇报工作进展、重要背景、主要特点等)

二、工作中存在的主要问题800字左右)

(一)xxxxxxxxxxxxxxx(有重要原因的,请一并说明)

……

三、解决问题的针对性措施700字左右)

(一)xxxxxxxxxxxxxx(有重要原因的,请一并说明)

格式说明

标题2号方正小标宋简体加粗

副标题3号方正仿宋简体

正文3号方正仿宋简体

一级标题3号方正黑体简体

二级标题3号方正楷体简体

行距28

 

 

四川省汶川卧龙特别行政区行政办公室       201836日印发

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